Prijedlozi unaprjeđenja procesa

Što znači unaprijediti poslovne procese?

Unaprijediti znači smanjiti razliku između trenutnog stanja i onog što se želi postići. Unaprijediti poslovne procese znači :

• Biti učinkovitiji
• Biti brži
• Biti jeftiniji
• Biti kvalitetniji

U smislu upravljanja procesima, unaprjeđenje predstavlja napor u izvršenju aktivnosti u cilju smanjivanja raskoraka između sadašnjih i željenih učinaka (performansi).

Jednom kada su poslovni procesi modelirani (što i kako se radi) – stalna promatranja – okidaju potrebu za redizajniranjem ili novim dizajniranjem poslovnih procesa.

Unaprjeđenje kreće od modela poslovnih procesa 

Kreiranje budućeg „to be“ dizajna započinje analizom dokumenata nastalim u prvoj fazi : modeli as is procesa, Matrica grešaka, Matrica rješenja, Poslovna pravila, Analiza postojećih IT aplikacija, Modeli podataka – To sve inputi za Izradu Plana Novog rješenja koje će eliminirati opisane probleme u unaprijediti izvođenje poslovnih procesa. 

Nakon toga slijede aktivnosti: 

1. Simulacija i dorada rješenja
2. Razvoj aplikacija i interfejsa
3. Implementacija
4. Testiranja
5. Produkcija 

Metode i tehnike unaprjeđenja

Postoje različite metode i tehnike unaprjeđenja poslovnih procesa (BPR Business Process Reengineering, TQM Total Quality Management, Lean, Six Sigma, BPM Business Process Management, ...).

Mi pokušavamo implementirati vlastiti koncept unaprjeđenja poslovnih procesa koji predstavlja jednu vrst sinteze navedenih tehnika i naših iskustava. 

BIROKRACIJA 

• procedura višestrukog odobravanja, potvrđivanja, potpisivanja, ...
• serija višestrukih nepotrebnih aktivnosti koje ometaju osnovni proces
• suvišne i nepotrebne kontrole
• spor neučinkovit rad (pretjerani strah od grešaka)
• rad bez motivacije

DODANA VRIJEDNOST

• analiza svih aktivnosti u procesu kako bi se utvrdilo koji od njih dodaju vrijednost s aspekta kupca/korisnika
• dali bi kupac/korisnik bio voljan platiti trošak te aktivnost (kad bi za nju znao)  

DUPLIRANJE (REDUNDANCIJA)

• analiza dupliranja aktivnosti
• problemi kod prijenosa poslova (prijelaz poslova  s jedne na drugu osobu, s jednog odijela na drugi)
• svatko želi „svoje“ izvještaje, „svoju“ arhivu,.. 

POJEDNOSTAVLJENJE (SIMPLIFIKACIJA)

• Smanjiti ili reducirati kompleksnost u procesu da postane lakši za razumijevanje, održavanje i efikasniji.
• Revizija svih obrazaca, formulara i izvještaja.

DUŽINA TRAJANJA

• Analiza procesa koji najduže traju
• Razlozi zastoja i čekanja

AUTOMATIZACIJA

• Sve prethodne metode mogle su se primijeniti bez upotrebe tehnologije – analizom i promišljanjem. AUTOMATIZACIJU primjenjujemo kada smo poslovne procese sredili ostalim metodama. 
• Primjena IT tehnologije i pokretanje projekata 

Kreiramo dokument prijedloga unaprjeđenja

Novi prijedlog unaprjeđenja mora uključivati:

• Opis eliminiranih suvišnih aktivnosti (koje nemaju dodanu vrijednost)
• Opis uočenih grešaka i otklonjenih problema  
• Uključene poslovne prilike i unaprjeđenja
• Popis zamijenjenih manualnih (ručnih) poslova  
• Poslovna pravila standardizirana i „očišćena“ od nejasnoća
• Opis nove automatizacije i dizajna
• Analizu podataka i povezivanje sustava
• Dizajn upravljanja performansama novog rješenja
• Provjeru sa „as is“ rješenjem dali je sve obuhvaćeno u novom konceptu